CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Comité exécutif de gouvernance est composé des dirigeants élus et des présidents des comités. Le mandat du Comité est d’assurer que le modèle et les processus de gouvernance du conseil d’administration soient efficaces et efficients tout en visant à améliorer le rendement de la société, et en assurant la continuité des opérations de la SOCAN entre les réunions du conseil.

En coopération avec l’équipe de direction, le CEG examine et élabore l’ordre du jour et le contenu des réunions du conseil d’administration. Le comité élabore également un plan de travail annuel comprenant des activités et des discussions stratégiques, en appui au plan stratégique actuel. Il prévoit notamment l’examen du budget annuel de la SOCAN, des politiques de représentation et de défense des droits de nos membres, etc. Le plan de travail permet à la Direction et au conseil d’administration de suivre de près les progrès réalisés vers l’atteinte de nos objectifs stratégiques.

Le CEG agit également comme Comité des ressources humaines du conseil d’administration en ce qui concerne le ou la chef de la direction. À ce titre, le CEG gère le processus annuel d’évaluation du rendement du ou de la chef de la direction. Le CEG a également la responsabilité de coordonner le processus d’évaluation de l’efficacité du conseil et des administrateurs.

Le mandat du Comité des membres est d’assurer le suivi des services aux membres, d’en identifier et d’en recommander de nouveaux en tenant compte de la grande diversité de notre effectif de membres, de déterminer des stratégies de rétention et de recrutement des membres, et de développer des politiques visant le maintien d’un lien intègre entre le Conseil d’administration et les membres de la SOCAN.

Afin d’assurer que la SOCAN puisse répondre adéquatement aux besoins de ses membres, nous menons régulièrement des sondages de satisfaction. C’est le Comité des membres qui en supervise le questionnaire, en analyse les résultats et met en œuvre les recommandations faites par la direction afin de répondre aux préoccupations soulevées. Le Comité des services aux membres supervise l’assemblée générale annuelle (AGA) de la SOCAN et l’organisation des Prix SOCAN à Toronto et à Montréal, en plus d’examiner nos stratégies, politiques et activités globales en matière de communication.

Le Comité des droits de reproduction de la SOCAN s’assure que la gouvernance des systèmes et des processus relatifs au droit de reproduction sont efficients et dégagent une valeur optimale pour nos ayants droit. De plus, le comité examine annuellement les services, frais tarifaires et commissions relatifs au droit de reproduction, et, au besoin, recommande au conseil d’administration d’adopter les changements requis.

Le Comité des droits de reproduction a été constitué dans la foulée de l’acquisition de la SODRAC par la SOCAN.

Le Comité des risques et des audits a pour mandat d’appuyer le conseil d’administration dans l’exercice de ses responsabilités de supervision. Le Comité voit à ce que la direction déploie des systèmes adéquats permettant l’identification, le monitorage et l’atténuation des principaux risques commerciaux en fonction des priorités et des nouvelles initiatives du Plan stratégique de la SOCAN.

Le Comité des risques surveille le fonds de capital et les investissements de la SOCAN afin d’assurer l’optimisation des rendements et ce, à l’intérieur d’une marge de risque qu’il établit lui-même en collaboration avec des conseillers financiers externes. Le Comité examine les états financiers vérifiés de la SOCAN et en recommande l’approbation au Conseil d’administration. De plus, il analyse les prévisions trimestrielles de revenus et de dépenses afin de s’assurer que toute préoccupation qui s’y trouve fasse l’objet d’un suivi et d’un correctif. Il examine le budget annuel de la SOCAN et recommande au Conseil d’administration son approbation. Les résultats financiers annuels de la SOCAN sont examinés conjointement avec une société d’audit en externe afin d’assurer la comptabilisation et l’exactitude de la totalité des informations financières.

D’autre part, le Comité travaille en collaboration avec la division des audits et des risques de la SOCAN afin d’examiner l’ensemble des procédures internes de l’organisation ainsi que les audits externes. Cette collaboration permet de vérifier la conformité des licenciés à leurs conditions de licence et de soutenir la Direction dans l’amélioration des systèmes liés à la continuité des opérations et à la sécurité informatique.

Trois membres du Comité des risques et des audits composent également la moitié du Comité du régime de retraite de la SOCAN, l’autre moitié étant formée du ou de la chef de la direction, le ou la chef des finances et du ou de la chef de l’administration.

Le Comité des tarifs, des licences et des répartitions aide le Conseil d’administration à veiller à ce que la SOCAN propose à la Commission du droit d’auteur des projets de tarifs, en plus de superviser les stratégies de l’organisation en matière de licences et de soumettre à l’approbation du Conseil d’administration des règles de répartition à la fois équitables et appropriées.

Chaque année, le Comité:

• Se penche sur les projets de tarifs de la SOCAN et en propose la modification au besoin.
• Assure le monitorage des utilisations de la musique dans le marché et propose, au besoin, la création de nouveaux tarifs.
• Examine les stratégies actuelles en matière de délivrance de licences et effectue un monitorage de leurs résultats.
• Examine et recommande l’approbation d’ententes négociées avec les licenciés.
• Examine régulièrement les règles et méthodes de répartition de la SOCAN et la documentation connexe afin d’en assurer l’équité, l’efficience, les résultats et l’efficacité et propose des changements lorsqu’il le faut.
• Étudie les préoccupations exprimées par les membres concernant l’application des tarifs et des règles de répartition.

Le Comité aide la SOCAN à analyser les effets de l’évolution de la consommation de la musique, aidant ainsi l’organisation à mieux comprendre les impacts de cette dernière sur les revenus de licences et les répartitions de redevances. Le Comité veille à l’équité et l’exactitude des répartitions en plus de proposer, au besoin, la création de nouveaux bassins de redevances à certaines utilisations particulières de la musique en ligne.

Le Comité supervise les politiques de la SOCAN en matière de licences et de répartition afin qu’elles demeurent efficaces et à la fine pointe. Ces stratégies sont fondées sur un impératif de rentabilité et une volonté d’offrir aux membres de nouveaux services à valeur ajoutée.