POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN, « nous », « notre ») est la plus importante organisation de gestion de droits au Canada ; elle représente les droits de millions de créateurs et d’éditeurs canadiens et internationaux et octroie des licences pour l’utilisation des œuvres musicales figurant à son répertoire. La SOCAN est fière de jouer un rôle de premier plan dans le soutien à long terme du succès de ses membres et clients ainsi que de l’industrie canadienne de la musique.

Une part importante de l’engagement de la SOCAN envers ses membres, clients, licenciés, employés et visiteurs (« vous » ou « votre ») est le respect de votre vie privée. La SOCAN est fière de vous servir et vise les plus hauts standards d’excellence à ce chapitre. Cela signifie que nous devons garder vos informations et vos affaires strictement confidentielles et faire preuve d’ouverture et de transparence en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, ainsi que les pratiques qui s’y rapportent.

Cette politique s’applique à tous vos « renseignements personnels » recueillis, utilisés et divulgués par la SOCAN. Par « renseignements personnels », on entend les renseignements qui vous concernent en tant qu’individu identifiable.

L’objectif de cette politique est de donner un aperçu des activités de la SOCAN et de refléter l’engagement de la SOCAN à respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et des autres lois applicables en matière de protection de la vie privée, y compris les lois provinciales en la matière, concernant le traitement de vos renseignements personnels.

Si vous êtes situés dans l’Espace économique européen (EEE), nous ne traiterons vos renseignements personnels qu’à des fins spécifiques et vous avez certains droits en vertu des lois européennes encadrant vos renseignements personnels, y inclus le droit de demander d’avoir accès, corriger, modifier, supprimer ou limiter l’utilisation de ces renseignements personnels. Pour plus d’information au sujet de ces droits, des fins et des motifs légitimes pour lesquels nous traitons vos renseignements personnels, consultez le « Document EEE ». Si vous souhaitez vous prévaloir de ces droits ou avez des questions ou des préoccupations, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-après. Si vous êtes situés dans l’EEE, cette Politique et le document EEE s’appliquent à notre traitement de vos renseignements personnels. Vous devriez prendre connaissance des deux documents. S’il y a un conflit entre ces deux documents, le document EEE prévaudra.

Par ailleurs, si vous êtes situé dans l’EEE, nous notons que nous traitons vos données personnelles afin d’exécuter les services aux membres ou les contrats de représentation des droits que nous pourrions avoir avec vous ou autrement pour poursuivre nos intérêts légitimes, à moins que nous ne soyons tenus par la loi d’obtenir votre consentement pour une opération de traitement particulière.

Pour s’assurer que la SOCAN demeure responsable de la façon dont elle utilise, recueille et divulgue vos renseignements, chaque individu à la SOCAN est personnellement responsable du maintien et de la protection des renseignements personnels auxquels il a accès.

Toute question concernant la présente Politique ou son application devra être adressée à :

Agent de la protection de la vie privée
SOCAN
41 Valleybrook Drive
Toronto, ON M3B 2S6
Téléphone : (416) 445-8700
Sans frais : 1-800-55-SOCAN
Courriel : PrivacyOfficer@socan.com

La SOCAN ne recueillera que les renseignements personnels dont elle a besoin pour exercer correctement ses activités et par des moyens justes et licites.

La plupart des renseignements personnels recueillis par la SOCAN sont fournis volontairement par vous lorsque vous vous inscrivez, demandez et/ou utilisez l’un des services que nous fournissons à nos membres, clients, licenciés et/ou visiteurs, lorsque vous vous engagez en tant qu’employé de la SOCAN et/ou lorsque vous communiquez avec la SOCAN.

Pour ces raisons, la SOCAN peut recueillir différents types d’informations à partir de différents types d’interactions et/ou de personnes. Notez qu’il se peut que vous fassiez partie de plus d’un des types de personnes avec qui la SOCAN interagit.

Individus qui visitent le site Web de la SOCAN ou les locaux de la SOCAN :

Nous pourrions recueillir les renseignements suivants lorsque vous visitez le site Web ou les locaux de la SOCAN :

• Type d’appareil
• Type de fureteur
• Type de système d’exploitation
• Adresse IP
• Toute autre information que vous pouvez communiquer à la SOCAN par courriel, par téléphone ou autrement
• Captations vidéo de vos déplacements lorsque vous visitez les locaux de la SOCAN.

Des membres, des clients et de leurs représentants autorisés :

Nous pourrions percevoir les informations suivantes auprès des membres de la SOCAN, de ses clients et de leurs représentants autorisés :

• Nom
• Adresse de résidence
• Numéro(s) de téléphone
• votre adresse courriel
• Date de naissance
• Identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe)
• Numéro d’assurance sociale
• Carte de crédit
• Renseignements financiers
• Citoyenneté
• Détails concernant une œuvre
• Contrats de l’auteur/éditeur
• Informations sur la succession telles que le certificat de décès, le testament, et les informations sur les bénéficiaires
• Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec elle par courriel, par téléphone ou autrement.

Licenciés et leurs représentants désignés :

Nous pourrions recueillir les renseignements suivants concernant nos licenciés et leurs représentants désignés :

• Personne-ressource principale
• Adresse
• Numéro(s) de téléphone
• votre adresse courriel
• Renseignements financiers
• Toute autre information que vous pourriez partager avec la SOCAN en communiquant avec elle par courriel, par téléphone ou autrement.

Employés :

Nous pourrions recueillir les renseignements suivants concernant les employés potentiels ou actuels de la SOCAN :

• Numéro d’assurance sociale
• Date de naissance
• Informations bancaires
• Personnes à contacter en cas d’urgence
• Adresse de résidence
• Numéros de téléphone
• Courriel personnel
• Détails sur votre rémunération
• Détails sur votre régime de retraite et votre RÉER
• Documentation de gestion du rendement telle que les évaluations, notes de consultation
• Renseignements aux fins de vérification des antécédents
• Scolarisation et expérience professionnelle (curriculum vitae)
• Une photo pour votre profil d’employé
• Informations de géolocalisation provenant des appareils utilisés sur le lieu de travail
• Toute information que vous pouvez partager avec la SOCAN dans le cadre de communications avec la SOCAN par courriel, téléphone ou autre.

Certains renseignements personnels perçus par la SOCAN sont fournis par des tierces parties, notamment des sociétés de perception internationales avec lesquelles la SOCAN a conclu des ententes. Ces sociétés nous fournissent des informations pourtant sur leurs œuvres et l’utilisation du répertoire de la SOCAN hors du Canada. La SOCAN peut également percevoir des renseignements personnels du Bureau International des Sociétés Gérant les Droits d’Enregistrement et de Reproduction Mécanique et de bases de données externes telles que Cis-Net et Cis-Net Tools développées et maintenues par la Confédération Internationale des Sociétés d’Auteurs et de Compositeurs (CISAC – l’organisation-cadre des sociétés d’auteurs du monde entier) et le système Interested Parties Information (IPI) développé et maintenu par la Société Suisse des Auteurs (SUISA).

Si vous nous fournissez des informations sur d’autres personnes (p. ex., votre plus proche parent), vous confirmez que vous avez informé les personnes concernées en conséquence et que vous avez leur consentement pour nous fournir leurs informations.

La SOCAN maintient un répertoire public sur son site Web contenant des informations sur les œuvres du répertoire de la SOCAN, incluant les œuvres étrangères pour lesquelles la SOCAN est autorisée à octroyer des licences. Ces informations peuvent comprendre des renseignements personnels sur les membres de la SOCAN, les clients et/ou les membres des sociétés internationales de perception affiliées à la SOCAN, y compris les noms, les numéros d’œuvre, les sociétés affiliées et les numéros d’IPI.

La SOCAN peut enregistrer vos appels téléphoniques. La SOCAN peut également disposer de caméras dans ses bureaux qui peuvent vous enregistrer. Ces enregistrements sont réalisés à des fins de formation, de normes de qualité et de sécurité.

La SOCAN peut exiger une authentification multifacteur pour certains services utilisés par les employés, les membres, les clients ou les licenciés. Ce processus d’authentification comprend des technologies de géolocalisation qui identifient l’endroit où se trouve un employé, un membre, un client ou un licencié afin d’authentifier son identité et autoriser son accès à ces services.

Lorsque vous devenez membre, client, licencié ou employé de la SOCAN, ou lorsque vous visitez la SOCAN ou son site Internet, la SOCAN ne percevra, n’utilisera, ne divulguera, ne stockera et ne traitera vos renseignements personnels que pour des exigences légales et commerciales légitimes, notamment aux fins suivantes :

• administrer les droits de nos membres et clients au Canada et à l’étranger ;
• octroyer des licences aux utilisateurs et administrer lesdites licences ;
• de répartir les redevances à nos membres et clients, ainsi que les membres ou clients des sociétés de perception internationales avec lesquelles la SOCAN a conclu des ententes ;
• gérer le répertoire d’œuvres musicales de la SOCAN ;
• établir votre identité ;
• assurer et améliorer la sécurité, la fiabilité et la qualité de nos réseaux, de nos services (y compris les services de licence et de répartition) et de notre site Web, et éviter toute altération, tout dommage et/ou toute utilisation abusive de nos réseaux, de nos services et de notre site Web ;
• vous fournir les produits ou services que vous avez demandés à la SOCAN ;
• respecter les exigences, obligations, droits ou devoirs juridiques en vertu des lois applicables (incluant pour la prévention des crimes, des erreurs ou des fraudes, afin de résoudre des différends, faire respecter nos licences ou ententes, ou tout autre fin semblable) ;
• sous réserve des lois applicables, à des fins limitées de marketing et afin de communiquer avec vous ;
• à des fins d’étude ou de recherche ou pour la production de statistiques, lorsque ces renseignements personnels sont agrégés et ne permettent pas de vous identifier directement.
• afin de mettre en place et administrer votre relation d’emploi avec la SOCAN, incluant l’administration de la paie et des avantages sociaux, ainsi qu’afin de pouvoir communiquer avec la personne à contacter dans l’éventualité où vous seriez impliqué dans une situation urgente au travail ; et
• pour toute autre fin dont vous faites la demande ou permettez lorsque nous recueillons vos renseignements personnels.

La SOCAN pourra également placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez le site Web de la SOCAN. Un témoin est un petit fichier texte que notre site peut placer sur votre ordinateur afin d’enregistrer vos préférences. Si vous avez activé l’alerte témoins sur votre appareil, vous serez avertis lorsque la SOCAN place un témoin sur votre ordinateur. Par l’intermédiaire de sociétés affiliées tierces, comme Google Analytics, nous utilisons les témoins pour percevoir des informations sur l’appareil que vous utilisez pour naviguer, le système d’exploitation, la localisation déduite de votre adresse IP pour identifier votre ordinateur, la durée de votre visite, les pages visitées, etc. Par ailleurs, la SOCAN peut placer un témoin sur votre appareil lorsque vous visitez la partie sécurisée de son site Web. La SOCAN conservera les renseignements recueillis durant votre visite du volet sécurisé afin de vous permettre d’avoir accès et d’utiliser ce volet sécurisé. Ces témoins peuvent expirer lorsque vous vous déconnectez du site sécurisé ou que vous fermez votre fureteur.

Il y a plusieurs façons de gérer ou désactiver les témoins. La portion « Aide » de la barre d’outils de la majorité des fureteurs vous expliquera comment ne plus accepter les témoins, comment être prévenu lorsque vous recevez un nouveau témoin et comment désactiver les témoins existants dans votre fureteur. Vous pouvez également utiliser les paramètres de votre appareil mobile pour gérer les différentes options de protection de la vie privée. Toutefois, si vous bloquez les témoins. Il se pourrait que vous ne puissiez pas vous inscrire, vous connecter ou utiliser toutes les fonctionnalités du site Web de la SOCAN.

La SOCAN s’engage à se conformer aux standards les plus élevés de confidentialité et de discrétion. La SOCAN n’utilisera et/ou ne divulguera vos renseignements personnels que pour la ou les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément à la ou aux raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La SOCAN pourrait partager ces renseignements personnels avec de tierces parties, incluant des tierces parties situées hors du Canada, dont les services ont été retenus afin de :

• nous aider à vous offrir ou à améliorer nos services, par exemple pour l’hébergement Web, des fournisseurs de maintenance, de plateformes de réservations d’événements, etc.
• afin de traiter les données d’utilisation des œuvres
• afin de nous fournir des services d’informatique nuagique
• afin de faciliter l’échange d’information concernant les œuvres que les ayants droit détiennent ou contrôlent, ainsi qu’aux fins de collecte et de répartition des redevances, p. ex. CISAC (par le biais de CIS-Net Tools), les sociétés internationales de gestion collective et le système IPI (SUISA).

Nous pourrions également divulguer des renseignements personnels : (i) pour se conformer aux lois, règlements, demandes gouvernementales et quasi gouvernementales, ordonnances judiciaires ou citations à comparaître applicables ; ou (ii) pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité ou les droits, les biens ou la sécurité d’autrui (p. ex., pour la protection contre la criminalité ou la fraude, etc.)

Nous pourrions également partager certains de vos renseignements personnels avec des entreprises affiliées ou liées.

Si une tierce partie propose de conclure une transaction commerciale avec la SOCAN, y compris une transaction visant à acquérir nos activités et/ou nos actifs en tout ou en partie, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à cette tierce partie dans le cadre de la transaction commerciale proposée ou effective. Si nous devenons insolvables ou si nous nous trouvons dans une situation semblable, nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties dans le cadre d’une vente d’entreprise ou d’actifs effectuée lorsque cette divulgation est légale et conforme aux lois applicables.

Nous nous assurerons que les tierces parties qui reçoivent vos renseignements personnels de notre part maintiendront un niveau comparable de protection de vos renseignements personnels à celui décrit aux présentes à l’aide de moyens contractuels ou autres. Dans toute la mesure permise par les lois applicables, la SOCAN se dégage de toute responsabilité découlant de l’utilisation de vos renseignements personnels par des tierces parties.

En dehors des cas décrits dans la présente section ou autorisés par la législation applicable en matière de protection de la vie privée, nous ne partagerons aucun de vos renseignements personnels sans votre consentement.

La SOCAN a mis en place une Politique qui régit la conservation de vos renseignements personnels. Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils répondent à leur besoin initial ou qu’il est requis légalement. Lorsque nous traitons les renseignements personnels de membres ou de clients, nous le faisons aussi longtemps que vous êtes membre ou client et pendant trois ans par la suite, à moins qu’il n’y ait une exigence statutaire ou commerciale de conserver ces données.

Bien qu’aucune transmission de données via Internet ni système de stockage de données ne puisse être garanti sécurisé à 100 %, la SOCAN a mis en place des contrôles de sécurité qui vous protègent contre l’utilisation, l’accès, la modification, la duplication, la destruction ou la divulgation non autorisés ainsi que contre le vol ou la perte de vos renseignements personnels.

La SOCAN maintient des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales afin de protéger vos renseignements personnels. Parmi ces mesures de sécurité on retrouve : accès limité aux zones de traitement et de stockage des données, accès limité aux données pertinentes à des employés autorisés seulement, utilisation de mots de passe, de technologie de pare-feu, cryptage des données transmises électroniquement, logiciels antivirus ainsi que le recours à des méthodes physiques de sécurité incluant des serrures sur les classeurs et les portes.

La SOCAN s’engage également à collaborer avec vous pour la protection de la sécurité de vos renseignements personnels durant leur transfert vers la SOCAN. De plus, la SOCAN a des ententes et des contrôles en place grâce à de tierces parties qui exigent que toute information transmise à la SOCAN soit transmise et sécurisée selon les normes technologiques de l’industrie.

Vos renseignements personnels pourraient être transférés, divulgués, stockés et/ou traités à l’extérieur de votre juridiction de résidence pour les fins décrites dans la présente politique. Ces juridictions pourraient ne pas être considérées comme assurant un degré adéquat de protection de vos renseignements personnels et ces renseignements personnels pourraient être assujettis à un régime législatif différent de celui de votre juridiction, incluant l’accès par la cour, les forces de l’ordre et les autorités de sécurité nationale de ces juridictions. Pour en savoir plus sur les juridictions où vos renseignements personnels pourraient être transférés, divulgués, stockés ou traités, veuillez communiquer avec nous.

Vous consentez au transfert, à la divulgation, au stockage et/ou au traitement de vos renseignements personnels en dehors de la juridiction dans laquelle les renseignements ont été initialement recueillis. La SOCAN prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont traités de manière sécuritaire et das le respect de la présente politique.

Sauf quelques exceptions comme des restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à toute collecte, utilisation ou divulgation additionnelle de vos renseignements personnels en communiquant avec l’Officier de protection de la vie privée de la SOCAN. Vous devez toutefois noter que le retrait de votre consentement pourrait empêcher la SOCAN de vous offrir ses services. Par exemple, la SOCAN a besoin de certaines informations pour vous enregistrer en tant que membre ou client, pour vous accorder une licence ou pour vous permettre de créer un compte en ligne. Si ces informations pertinentes ne sont pas fournies, nous ne serons pas en mesure d’administrer votre adhésion, de vous fournir des services à la clientèle ou de vous accorder une licence. Dans le cadre de votre interaction avec la SOCAN, vous pouvez consulter ou vérifier vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, vous fournissez directement à la SOCAN ces renseignements personnels. Si vous constatez des erreurs dans les données de la SOCAN, veuillez communiquer avec nous afin d’effectuer les modifications nécessaires. La SOCAN pourrait avoir besoin d’informations spécifiques à votre sujet afin de lui permettre de chercher et de vous présenter les renseignements personnels que l’organisation conserve à votre sujet. Vous pouvez également demander par écrit qu’on vous transmette une copie, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels que la SOCAN détient à votre sujet.

Dans certaines cisconstances, vous pouvez également demander par écrit à la SOCAN de cesser de disséminer vous renseignements personnels lorsque cette dissémination contrevient à la loi, à une ordonnance de la cour ou porte autrement une atteinte sérieuse à votre réputation ou à votre vie privée. La SOCAN évaluera de telles demandes au cas par cas conformément à la législation relative à la protection de la vie privée applicable.

La SOCAN communiquera la présente politique à ses membres, clients, licenciés, employés et visiteurs et rendra disponibles les informations concernant les politiques et pratiques applicables à la gestion de leurs renseignements personnels.

Toute préoccupation relative au respect de cette politique par la SOCAN doit être signalée par écrit à l’officier de protection de la vie privée de la SOCAN (référez-vous à la section « Communiquer avec nous » ci-devant).

De temps à autre, nous pourrons mettre cette Politique de confidentialité à jour afin de refléter des changements dans nos pratiques relatives aux renseignements. Nous vous préviendrons lorsque de telles modifications ont lieu en affichant une notification sur notre site Web ou, si ces changements ont une incidence matérielle pour vous, nous communiquerons avec vous par courriel avec les informations sur ces changements. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité afin d’être au courant de toute modification.